Patok Office · para la oficina de la planta
La línea se paró seis horas por un papel.
Tu oficina también tiene WIP: pedidos, compras, recepciones, embarques, facturas esperando un dato. Nadie lo cuenta. Patok Office lo hace visible y medible, igual que Gemba en el piso.
Listo. Te llega el plano de la oficina en una página, y los tutoriales de Office conforme salgan.
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El plano
Un value stream map de la oficina.
Lo mismo que harías en el piso, hecho para el papel: tres cadenas, seis estaciones, y en cada estación lo que se mide. No es un organigrama ni un diagrama de proceso. Es dónde está el trabajo ahora.
- 01 Tres cadenas Antes de bajar a piso: pedido, compra, recepción. Después de salir de piso: embarque, factura y cobranza. Y las incidencias, que abren en cualquier punto.
- 02 Activos = WIP 16 pedidos, 10 compras, 6 embarques, 11 facturas, 2 incidencias. Expedientes abiertos ahora mismo, contados por estación.
- 03 Completitud «6 obligatorios de 13 campos». La estación no cierra porque alguien le dé clic: cierra cuando esos datos están.
- 04 Transiciones y empujes «1 transición · 1 empuje». Qué nace cuando cierra, y a quién se le escribe sin que nadie redacte.
- 05 La voz Calla, Solo pide o Conversa. Cada estación tiene la suya.
Si has hecho un VSM en planta, ya sabes leerlo. Llévate el plano en PDF →
El WIP, contado
Cada estación te dice cuántos expedientes trae, cuáles están incompletos y qué dato falta.
En el piso cuentas piezas frente a la máquina. Aquí cuentas expedientes frente a la estación. Con la misma pregunta: ¿por qué no avanza?
Faltantes, por nombre
Quince recepciones esperando el mismo dato no son quince problemas. Es un problema de una estación. Eso sólo se ve si se cuenta.
El expediente
Un pendiente con dueño, plazo y los datos vivos del proceso.
La unidad de trabajo de la oficina. No es un correo ni una tarea: es el pedido, la recepción o la factura mientras le falta algo.
Los datos del caso
Remisión del proveedor, certificado de colada, lote, orden de compra, ubicación en almacén, peso en báscula, resultado de inspección. 13 de 19 capturados; los obligatorios, completos.
Lo que entró
Correos, adjuntos y actividad, en el mismo lugar. Este trae 0 correos, 1 adjunto y 3 movimientos.
Prioridad y encargado
Quién lo trae y qué tan urgente es, visible desde el tablero.
Cierra solo cuando está completo. Y al cerrar, nace el siguiente: el embarque hereda del pedido, la factura hereda del embarque. Nadie vuelve a capturar lo que ya se capturó.
Se empuja solo
Tres familias de automatizaciones.
No hay un constructor de reglas que aprender. Hay tres cosas que la oficina hace a mano hoy, y que aquí pasan sin que nadie las haga.
La cadena
El flujo se mueve solo. Cerró el pedido, nació la compra. Cerró la recepción, se liberó a producción.
El traspaso
El correo a producción que hoy alguien redacta a mano —qué llegó, de qué lote, con qué certificado— se escribe solo cuando el expediente cierra.
Los despertadores
Persiguen al proveedor por el certificado, al fletero por la remisión, al cliente por el complemento de pago. Una vez al día, hasta que llega.
Del tutorial GO-004 · el traspaso a producción: el correo que se escribe solo
01 · Le faltan cuatro datos
02 · Llegan los datos y cierra solo
03 · El correo a producción, escrito solo
Lo que hizo el sistema
160 eventos. 4 errores. A la vista.
Cada corrida, correo y expediente, en el orden en que pasó — con lo que cada corrida creó debajo de ella.
- El correo que entró a un expediente, con remitente y asunto.
- La automatización que se disparó al cerrarse un expediente: cuántos cumplieron, cuántos alcanzó.
- Cada cambio de estado —abierto, cerrado— en el orden en que pasó.
- Los errores tienen su propia pestaña. No se filtran; se cuentan.
Un sistema que empuja solo tiene que poder auditarse solo. Si no, nadie lo deja correr.
Un agente, tres voces
Calla · Solo pide · Conversa
Cada estación tiene un agente, y el agente tiene una voz. Tú decides cuánta.
Recibe, extrae, archiva. No le escribe a nadie. Para estaciones donde el correo ya viene completo, o donde nadie quiere un robot contestando.
Escribe únicamente para pedir lo que falta: el certificado, la remisión, el complemento. Y vuelve a insistir al día siguiente.
Responde preguntas sobre el expediente. Para incidencias, donde el cliente pregunta y espera respuesta.
Responde por donde le escribieron: si fue correo, correo; si fue WhatsApp, WhatsApp.
Los contactos no son leads. Son actores de un proceso —el receptor, cuentas por pagar, el fletero— y se les escribe porque tienen un papel, no porque estén en una lista.
El equipo
Las caras de tu operación.
No contratas seis bots. Es un agente para tu organización con una cara y una voz por estación: unas callan y sólo registran, otras piden el dato que falta, y una conversa. Cada cara tiene su trabajo y su cuenta, y la ves todos los días en el plano.
-
Pedido del Cliente
Catalina
Calla
16 activos
6 obligatorios de 13 campos · 1 transición · 1 empuje
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Compra al Proveedor
Carlos
Solo pide
10 activos
9 obligatorios de 15 campos · 1 transición
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Recepción en Planta
Óscar
Solo pide
18 expedientes · 15 incompletos · 74 %
10 obligatorios de 15 campos · 2 empujes
-
Embarque al Cliente
Sergio
Solo pide
6 activos
10 obligatorios de 17 campos · 1 transición · 1 empuje
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Factura y Cobranza
Iván
Solo pide
11 activos
8 obligatorios de 13 campos · 1 empuje
-
Incidencias
Paula
Conversa
2 activos
6 obligatorios de 14 campos · 1 empuje
Ninguno inventa un dato: piden el que falta a quien lo debe, y lo escriben en el expediente.
Misma doctrina, otro terreno
Lo que Gemba hace en el piso, Office lo hace con el papel.
Nadie más lleva física de planta a la oficina. Los demás enseñan un agente haciendo tareas; nosotros enseñamos el sistema de flujo.
WIP, completitud, transiciones y empujes. La misma instrumentación, el mismo vocabulario. Un planeador que lee el tablero de Gemba lee éste sin que nadie le explique.
Ver Patok Gemba →Integración
Tu ERP no se toca. Ni siquiera se entera.
Cualquier ERP sabe mandar un CSV por correo. Con eso nacen los expedientes. Sin API, sin conector, sin proyecto de sistemas.
Lo que hay que dar
- 1Un archivo de muestra de tu ERP: los encabezados se vuelven los campos, sin pantalla de mapeo.
- 2Decir cuál columna es el folio. Ésa es la única decisión obligatoria.
- 3Un buzón por estación. Tus proveedores siguen escribiendo correos, como siempre.
El archivo sólo manda sobre los expedientes que él mismo creó. Lo que alguien hizo a mano no se pisa; lo que desaparece se marca, no se borra.
Para quién es
Empresas donde el producto se mueve rápido y el papel se atora.
Distribuidores de acero
Cientos de pedidos chicos, cada uno con su certificado de colada. El WIP no está en el almacén: está en el correo que no llegó.
Centros de servicio
Corte, habilitado, maquila. Entra material de un cliente y tiene que salir con papeles. Entre una cosa y la otra, la oficina.
Comercializadores industriales
Le compras a un proveedor, le vendes a un cliente y nunca tocas el producto. Todo tu negocio es el expediente.
PyME manufacturera
Una sola persona lleva compras, recepción y facturación al mismo tiempo. No le falta voluntad: le falta que el sistema empuje.
Cómo empiezas
Una estación primero.
Mapeas tus cadenas
Media hora contigo: qué pasa antes de bajar a piso, qué pasa después de salir, y dónde se atora. Sale el plano.
Conectas el correo o el CSV
Un buzón para la estación y la exportación de tu ERP. Los expedientes nacen solos.
Una estación primero
La que más duela: recepción, embarque, cobranza. Corre una semana con correos reales. Después, la siguiente.
Nada que instalar. Ni en tu empresa ni en la de tus proveedores.
Preguntas
Lo que siempre se pregunta.
¿Tengo que cambiar mi ERP?
No. Tu ERP no se toca ni se entera. Manda un CSV por correo —cualquiera sabe hacerlo— y con eso nacen los expedientes. Sin API, sin conector, sin proyecto de sistemas. El archivo sólo manda sobre los expedientes que él mismo creó: lo que alguien hizo a mano no se pisa.
¿Mis proveedores tienen que entrar a un portal?
No. Tus proveedores y tus clientes siguen escribiendo correos, como siempre. No hay cuenta que crear ni aplicación que instalar, ni en tu empresa ni en la de ellos. El agente lee lo que llega, lo engancha al expediente abierto y pide lo que falta.
¿Cuánto tarda en estar corriendo?
Media hora para mapear tus cadenas; de ahí sale el plano. Después arranca una sola estación —la que más duela— con correos reales, y corre una semana. Si eso funcionó, sigue la siguiente. No hay implantación de meses porque no hay nada que implantar.
¿Corre con WhatsApp?
Sí. El agente responde por donde le escribieron: si fue correo, correo; si fue WhatsApp, WhatsApp. La mayoría de la gente nunca abre la aplicación —sólo dos o tres personas ven el plano, el tablero y las automatizaciones—; los demás conviven con el sistema desde su bandeja o su teléfono.
El plano, en una página
Cuenta el WIP de tu oficina.
Te mandamos el plano en PDF: las tres cadenas, las seis estaciones y qué se mide en cada una. Y los tutoriales de Office conforme salgan.
- El plano de la oficina en una página, en PDF.
- Los tutoriales de Patok Office conforme salgan.
- Nada de spam. Te sales con un clic.
Mándame el plano
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Listo. Te llega el plano de la oficina en una página, y los tutoriales de Office conforme salgan.
¿Qué describe mejor lo tuyo?
Anotado. Gracias.